R cach lam todo list 3e470dca750843bb46123b6ab085b641

chìa khóa thành công

Bạn có thường xuyên cảm thấy quá tải với khối lượng công việc phải làm hay cảm thấy thiếu thời hạn không? Hay đôi khi chúng ta quên làm một việc quan trọng, người ta phải đuổi bạn xuống để hoàn thành công việc?

Tất cả những điều trên là triệu chứng của việc không có danh sách việc cần làm. Dưới đây là danh sách ưu tiên của tất cả các nhiệm vụ bạn cần phải hoàn thành. Nó liệt kê mọi thứ bạn cần làm, với những nhiệm vụ quan trọng nhất ở đầu danh sách và những nhiệm vụ không quan trọng ở cuối danh sách.

Bằng cách giữ danh sách này, hãy đảm bảo rằng bạn đã viết ra tất cả các nhiệm vụ của mình và tránh quên bất cứ điều gì quan trọng. Và bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, bạn có kế hoạch để thực hiện chúng, vì vậy bạn biết những gì cần xử lý ngay bây giờ và những gì bạn có thể bỏ lại phía sau.

Danh sách việc cần làm là rất cần thiết nếu bạn đang trong tình trạng ép xung. Khi bạn không sử dụng nó đúng cách, bạn sẽ không tập trung và bạn sẽ không tạo được niềm tin cho những người xung quanh. Khi bạn sử dụng nó một cách hiệu quả, bạn có tổ chức tốt hơn và có được sự tự tin hơn. Hơn nữa, nếu bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách thông minh, bạn sẽ tập trung thời gian và năng lượng của mình vào các hoạt động có giá trị cao mang lại hiệu quả và giá trị cao hơn cho nhóm.

Giữ một danh sách được tổ chức hợp lý có vẻ đơn giản. Nhưng nhiều người không sử dụng được. Trên thực tế, khi được sử dụng hiệu quả và phù hợp, nó có thể giúp đạt được đột phá về năng suất cá nhân và khởi đầu thành công cho sự nghiệp của bạn.

Lập danh sách việc cần làm

Hãy xem xét các bước sau:

Bước 1:

Viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Nếu các nhiệm vụ lớn, thì hãy chia chúng ra. Tốt nhất, nhiệm vụ hoặc bước thủ tục không nên mất quá 1-2 giờ để hoàn thành.

NB:

Sẽ dễ dàng hơn khi tạo một số danh sách (ví dụ: bao gồm cá nhân, học tập và công việc). Hãy thử các phương pháp khác nhau và sử dụng phương pháp phù hợp nhất với bạn.

Bước 2:

Giao nhiệm vụ ưu tiên từ A (rất quan trọng hoặc rất khẩn cấp) đến F (không quan trọng hoặc không khẩn cấp).

Nếu có quá nhiều nhiệm vụ ưu tiên cao, hãy xem lại danh sách và giảm bớt các nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Sau khi bạn làm điều đó, hãy viết lại danh sách theo thứ tự ưu tiên.

Và một lần nữa lật các nhiệm vụ phân công ưu tiên từ A (rất quan trọng hoặc rất khẩn cấp) sang F (không quan trọng hoặc không khẩn cấp).

Sử dụng danh sách việc cần làm của bạn

Để sử dụng danh sách, chỉ cần thực hiện các tác vụ theo thứ tự, bắt đầu với những tác vụ có mức độ ưu tiên cao nhất, sau đó là những tác vụ tiếp theo. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành, hãy chọn chúng.

Những gì bạn đưa vào danh sách và cách bạn sử dụng nó tùy thuộc vào hoàn cảnh của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang đảm nhận vai trò bán hàng, một cách tốt để tạo động lực cho bản thân là giữ cho danh sách việc cần làm của bạn tương đối ngắn và đặt mục tiêu hoàn thành nó mỗi ngày.

Nhưng nếu bạn đang ở một vai trò tích cực, hoặc nếu nhiệm vụ lớn hoặc phụ thuộc vào rất nhiều người khác, thì tốt nhất bạn nên tập trung vào một danh sách dài hạn và chia nhỏ nó thành các mục tiêu hàng ngày.

Nhiều người dành mười phút cuối mỗi ngày để sắp xếp công việc của họ cho ngày hôm sau.

Lời khuyên :

Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, hãy đảm bảo phân biệt giữa mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Để biết thêm thông tin, hãy đọc bài viết Nguyên tắc Khẩn cấp / Quan trọng.

Sử dụng phần mềm

Mặc dù sử dụng phương pháp chặn giấy là một cách dễ dàng để bắt đầu, nhưng cách tiếp cận dựa trên phần mềm có thể hoạt động. Nó có thể nhắc nhở bạn về các sự kiện hoặc nhiệm vụ sắp tới, nó cũng có thể được đồng bộ hóa với điện thoại hoặc email của bạn và nó có thể được chia sẻ với những người khác trong nhóm, nếu bạn đang cộng tác trong một dự án.

Có rất nhiều phần mềm quản lý thời gian có sẵn. Ở mức độ đơn giản, bạn có thể sử dụng MSWord hoặc MSExcel. Một số phiên bản của Microsoft Outlook và các dịch vụ email khác. Các dịch vụ tương tự khác bao gồm To Do List và Toodledo.

Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng cách tiếp cận dựa trên phần mềm là bạn có thể dễ dàng cập nhật nó. Ví dụ: thay vì xóa các nhiệm vụ và viết lại danh sách mỗi ngày, chương trình cho phép bạn nhanh chóng di chuyển và ưu tiên các nhiệm vụ.

lời khuyên:

Một chương trình làm việc tốt với đồng nghiệp có thể không phù hợp với bạn. Đây là lý do tại sao nó trả tiền để nghiên cứu và thử nhiều cách để xây dựng danh sách của bạn trước khi đưa ra quyết định.

Các ví dụ

Danh sách việc cần làm có thể giúp bạn hiểu và luôn cập nhật các dự án quan trọng.

Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn đang lãnh đạo một nhóm trong một dự án. Có quá nhiều công việc phải làm và quá nhiều người đang làm, muốn làm tất cả cùng một lúc có vẻ khó hiểu.

Trong trường hợp này, hãy sắp xếp danh sách các nhiệm vụ theo các thành viên trong nhóm, viết ra các nhiệm vụ và thời hạn cho tất cả những người tham gia vào dự án. Mỗi ngày, bạn ghi lại những công việc cần phải hoàn thành, bạn cũng có thể kiểm tra danh sách việc cần làm của nhóm để xem ai đang làm việc gì và có điều gì đến hạn vào ngày hôm đó hay không. Bạn cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ khác phải được hoàn thành như một phần công việc của bạn.

Hoặc tưởng tượng rằng bạn đang ở vai trò bán hàng và có một danh sách dài những người để nói chuyện. Lập danh sách những người bạn muốn liên hệ và từng khách hàng bạn muốn gặp và bắt đầu thiết lập các ưu tiên.

Bạn biết một trong những khách hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm của bạn và sẵn sàng mua, vì vậy bạn ưu tiên sản phẩm đó với điểm A và đó là quan điểm có giá trị thực sự mà bạn cần tập trung vào. Ngược lại, bạn biết rằng những khách hàng tiềm năng khác cũng đang tìm kiếm một số sản phẩm của đối thủ cạnh tranh của bạn, điều đó có nghĩa là bạn sẽ kiếm được ít lợi nhuận và bạn có khả năng bỏ lỡ cơ hội. Bạn ưu tiên cho người này bằng chữ “D”. Thật đáng để đưa ra danh sách này, nhưng bạn nên tập trung phần lớn sự chú ý của mình vào những khách hàng tiềm năng tốt hơn.

Lời khuyên:

Danh sách việc cần làm Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có một lượng nhỏ công việc cần phải hoàn thành. Tuy nhiên, nó có thể trở nên căng thẳng khi bạn có nhiều hạng mục, hoặc khi bạn cần hoàn thành nhiều dự án theo đúng tiến độ. Lúc này, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm kinh doanh giúp quản lý các tình huống phức tạp một cách đáng tin cậy hơn.

Các điểm tham quan chính

Để có tổ chức hơn ở nơi làm việc, bạn cần sử dụng danh sách việc cần làm. Bằng cách sử dụng chúng, bạn đảm bảo:

  • Hãy nhớ làm tất cả các công việc cần thiết.
  • Bạn giải quyết những công việc quan trọng nhất và không lãng phí thời gian cho những việc vặt vãnh.
  • Bạn không lo lắng vì nhiều nhiệm vụ không quan trọng ..

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các công việc bạn cần làm.

Xác định mức độ quan trọng của nhiệm vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên từ A (rất quan trọng) đến F (không quan trọng). Sau đó thực hiện các nhiệm vụ ở đầu danh sách trước.

Bạn cũng có thể sử dụng cách tiếp cận dựa trên phần mềm quản lý menu. Bạn thường có thể truy cập chúng từ mọi nơi và chúng thường có thể được đồng bộ hóa với điện thoại thông minh.

Bài viết được chia sẻ bởi dedang.com

Bạn cũng có thể thích...

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.